Importeursbestand. Als ich den Begriff zum ersten Mal hörte, musste ich fragen, was das ist. „Was für ein Bestand, und was soll der Importeur oder Händler damit?“ Ich schreibe seit mehr als zehn Jahren über Händlerprozesse. Den Prozess des Importeursbestands kannte ich nicht. Und doch gibt es Händler, die damit jede Woche Stunden verbringen. Wenn selbst jemand, der täglich mit Händlern spricht, es nicht sieht, wer schaut dann eigentlich kritisch darauf?

Was ist das?

Neben dem regulären Betriebsbestand gibt es seit Anfang dieses Jahres den Importeursbestand. Früher nannten wir das schwebenden Bestand. Es geht um Fahrzeuge, die bereits beim Händler stehen, aber noch im Bestand des Importeurs registriert sind. Der Unterschied liegt in der Haftung. Wer das Fahrzeug in seinem Bestand hat, ist verantwortlich. Steht ein Fahrzeug im Importeursbestand und schickt der Händler es ohne Zulassung auf einen Halter auf die Straße? Dann haftet nicht der Händler, sondern der Importeur. Logisch also, dass kein Importeur dieses Risiko eingehen will. Die Lösung ist einfach: Das Fahrzeug wird in den Bestand des Händlers umgebucht. Sauber geregelt. Nur muss es eben jemand machen.

So läuft es heute

Bei Volvo, Kia und Renault läuft das über das Portal von Kirpestein. Ein Mitarbeiter ruft dort die Daten des freigegebenen Fahrzeugs ab. Anschließend verarbeitet er das Fahrzeug bei der RDW (der niederländischen Zulassungsbehörde). Und das Protokoll dieses Vorgangs stellt er dann wieder in Kirpestein ein. Ist das kompliziert? Nein. Wer es täglich macht, hat es schnell erledigt. Fragt man Händler, sagt der eine, er brauche etwa fünf Minuten pro Fahrzeug. Ein anderer schafft es mit etwas Routine in ein bis zwei Minuten. Darüber kann man lange diskutieren. Das werde ich nicht tun. Denn ob es nun eine Minute ist oder fünf, die Frage bleibt dieselbe.

Rechnen Sie mit

Nehmen wir eine Händlerholding, die jährlich 5.000 Fahrzeuge auf diese Weise verarbeitet. Das ist ein Rechenbeispiel, kein bestehender Kunde. Bei einer Minute pro Fahrzeug sind das gut 83 Stunden pro Jahr. Bei zwei Minuten etwa 167 Stunden. Und bei fünf Minuten kommt man auf über 400 Stunden. Das sind mehr als zehn volle Arbeitswochen. Rechnet man mit einem internen Stundensatz von 55 €, kostet dieser Prozess im schnellsten Fall rund 4.600 € pro Jahr und im langsamsten fast 23.000 €. Für eine Arbeit, bei der im Voraus genau feststeht, was getan werden muss. Die Bandbreite ist groß. Die Schlussfolgerung nicht.

Ein Mensch als Schnittstelle

Was mich am meisten berührt, ist nicht der Betrag. Es ist das, was dieser Mitarbeiter tatsächlich tut. Er holt Informationen aus dem einen System, führt eine Handlung im zweiten System aus und stellt das Ergebnis wieder ins erste. Er ist die Schnittstelle. Eine menschliche API, technisch betrachtet. Das klingt respektlos. So ist es nicht gemeint. Gerade in Autohäusern sind gute Leute knapp. Man braucht sie für den Kundenkontakt, für den Verkauf, für die Ausnahmesituationen, in denen Erfahrung und gesunder Menschenverstand den Unterschied machen.

Und genau da liegt mein Punkt. Ich predige seit Jahren, dass Händler Leads zu spät und zu wenig nachverfolgen. Erst anrufen, dann mailen, innerhalb von fünf Minuten. Die Antwort, die ich am häufigsten höre? „Dafür haben wir die Leute nicht.“ Gleichzeitig kopieren genau diese Leute Informationen von Bildschirm zu Bildschirm. Auch ich habe das übersehen. Bis zu diesem Monat wusste ich nicht einmal, dass es diesen Prozess gibt.

Das eigentliche Risiko liegt nicht in den Minuten

Ein manueller Vorgang kostet nicht nur Zeit, wenn man ihn ausführt. Vor allem kostet er Geld, wenn man ihn einmal vergisst. Ist ein Fahrzeug nicht richtig umgebucht, merkt man das oft nicht sofort. Das Problem taucht erst auf, wenn das Fahrzeug zugelassen werden muss. Dann ist es kein interner Verwaltungsfehler mehr. Dann steht ein Kunde am Schalter, der sein neues Auto abholen will.

Es gibt noch eine zweite Seite. Solange das Fahrzeug im Importeursbestand steht, liegt die Haftung beim Importeur. Eine vergessene Umbuchung ist also nicht nur Ihr Problem. Sie ist auch ein Problem Ihres Importeurs. Bei der Automatisierung geht es hier also nicht nur um Stunden. Es geht um die Frage, wie viele Listen, Übergabepunkte und Kontrollen man in einem Prozess haben will.

Wir organisieren die Handarbeit sehr gut

Auffällig ist, dass Händler solche Prozesse meist gut im Griff haben. Es gibt einen Verantwortlichen. Es gibt eine Arbeitsanweisung. Bei Holdings mit mehreren Standorten ist vereinbart, wer welche Fahrzeuge verarbeitet. Manchmal gibt es sogar eine zusätzliche Kontrolle, damit nichts liegen bleibt. Alles logisch, solange es Handarbeit ist. Aber irgendwann muss man eine andere Frage stellen. Müssen wir die Handarbeit besser organisieren? Oder können wir die Handarbeit abschaffen?

Letzteres macht GRIPnGO mit Importeursvoorraad & Go. Der Prozess selbst bleibt gleich. Die Daten kommen weiterhin aus Kirpestein, die Verarbeitung läuft weiterhin über die RDW und das Protokoll geht weiterhin zurück ins Portal. Nur erledigt diese Schritte ein System, nicht ein Mitarbeiter. Der Händler sieht trotzdem, welche Fahrzeuge verarbeitet wurden, und behält so den Überblick.

Ist es wirklich so einfach?

Nein. Und das sage ich bewusst. Bei größeren Holdings liegt die Schwierigkeit nicht in der Technik, sondern in der Frage, unter welchem Standort ein Fahrzeug verarbeitet werden muss. Das ist nicht immer selbstverständlich. Wer das nicht sauber klärt, verknüpft nur ein paar Handgriffe miteinander und verlagert das Problem.

Ich finde auch nicht, dass alles automatisiert werden muss, nur weil es geht. Es gibt genug Prozesse, bei denen man gerade will, dass jemand hinschaut und entscheidet. Und ein schlechter Prozess wird nicht gut, nur weil man Software dazwischenschaltet.

Außerdem kostet Software Geld. Volumen, Lohnkosten und Arbeitsweisen unterscheiden sich von Händler zu Händler. Ein kleiner Händler mit ein paar hundert Fahrzeugen pro Jahr kommt zu einer ganz anderen Rechnung als eine Holding mit 5.000.

Aber beim Importeursbestand ist fast alles vorhersehbar. Die Informationen sind digital, die Verarbeitung ist digital und das Ergebnis wird digital gespeichert. Dann bleibt eine Frage übrig, auch für den Händler, der es blitzschnell erledigt. Wenn ein System das selbst kann, warum macht es dann noch jeden Tag ein Mensch?

Wohin diese Stunden gehören

Digitalisierung im Automobilbereich muss nicht immer von KI, Datenplattformen oder neuen Geschäftsmodellen handeln. In kleinen, langweiligen Prozessen, die niemandem auffallen, steckt noch viel Gewinn. Gerade weil sie klein sind.

Meine Meinung? Ein Händler, der sagt, er habe keine Zeit, Leads innerhalb von fünf Minuten anzurufen, aber jedes Jahr Stunden mit Umbuchungen zwischen zwei Systemen verbringt, hat kein Personalproblem. Er hat ein Prioritätenproblem.

Also tun Sie morgen Folgendes. Schauen Sie nach, wie viele Fahrzeuge Sie im vergangenen Jahr über den Importeursbestand verarbeitet haben. Fragen Sie den Mitarbeiter, der die Verarbeitung macht, wie viele Minuten es wirklich dauert. Multiplizieren Sie. Und entscheiden Sie dann, ob Sie diese Arbeit noch bezahlen wollen oder ob Sie diese Stunden lieber am Telefon verbringen.

Tijmen van Dobbenburgh hält zu diesem Thema einen Vortrag auf dem kommenden #DCDW. Anmeldung über www.dcdwevents.nl