Importeursvoorraad. Toen ik het woord voor het eerst hoorde, moest ik vragen wat het was. “Wat voor voorraad, en wat moet de importeur of dealer ermee?” Ik schrijf al ruim tien jaar over dealerprocessen. Het proces van de importeursvoorraad kende ik niet. En toch zijn er dealers die er elke week uren aan kwijt zijn. Als zelfs iemand die dagelijks met dealers praat het niet ziet, wie kijkt er dan eigenlijk kritisch naar?

Wat is het?

Naast de gewone bedrijfsvoorraad bestaat sinds het begin van dit jaar de importeursvoorraad. Vroeger noemden we dat zwevende voorraad. Het gaat om auto’s die al bij de dealer staan, maar nog in de voorraad van de importeur zijn geregistreerd. Het verschil zit in de aansprakelijkheid. Wie de auto in zijn voorraad heeft, is verantwoordelijk. Staat een auto in de importeursvoorraad en stuurt de dealer hem zonder tenaamstelling de weg op? Dan is niet de dealer aansprakelijk, maar de importeur. Logisch dus dat geen importeur dat risico wil lopen. De oplossing is simpel: de auto wordt overgeboekt naar de voorraad van de dealer. Netjes geregeld. Alleen moet iemand het wel doen.

Zo gaat het nu

Bij Volvo, Kia en Renault loopt dit via het portaal van Kirpestein. Een medewerker haalt daar de gegevens van het vrijgegeven voertuig op. Daarna verwerkt hij de auto bij de RDW. En het verslag van die handeling zet hij vervolgens weer terug in Kirpestein. Is dat ingewikkeld? Nee. Iemand die het dagelijks doet, heeft het zo gedaan. Vraag je het aan dealers, dan zegt de ene er ongeveer vijf minuten per auto aan kwijt te zijn. Een andere doet het met wat routine in één à twee minuten. Daar kun je lang over discussiëren. Dat ga ik niet doen. Want of het nu één minuut is of vijf, de vraag blijft dezelfde.

Reken maar mee

Neem een dealerholding die jaarlijks 5.000 auto’s op deze manier verwerkt. Dit is een rekenvoorbeeld, niet van een bestaande klant. Bij één minuut per auto is dat ruim 83 uur per jaar. Bij twee minuten ongeveer 167 uur. En bij vijf minuten kom je op ruim 400 uur. Dat is meer dan tien volle werkweken. Reken je met een intern uurtarief van € 55,-, dan kost dit proces zo’n € 4.600,- per jaar in het snelste geval en bijna € 23.000,- in het langzaamste. Voor werk waarvan vooraf precies vaststaat wat er moet gebeuren. Die bandbreedte is groot. De conclusie niet.

Een mens als koppeling

Wat mij het meest raakt, is niet het bedrag. Het is wat die medewerker feitelijk doet. Hij haalt informatie uit het ene systeem, voert een handeling uit in het tweede systeem en zet het resultaat terug in het eerste. Hij is de koppeling. Een menselijke API, als je het technisch bekijkt. Dat klinkt oneerbiedig. Zo is het niet bedoeld. Juist in dealerbedrijven zijn goede mensen schaars. Je hebt ze nodig voor klantcontact, voor verkoop, voor de afwijkende situaties waar ervaring en gezond verstand het verschil maken.

En daar zit mijn punt. Ik roep al jaren dat dealers leads te laat en te weinig opvolgen. Eerst bellen, dan mailen, binnen vijf minuten. Het antwoord dat ik het vaakst terugkrijg? “Daar hebben we de mensen niet voor.” Tegelijkertijd zitten diezelfde mensen informatie van scherm naar scherm te kopiëren. Ook ik keek daar overheen. Ik wist tot deze maand niet eens dat dit proces bestond.

Het echte risico zit niet in de minuten

Een handmatige handeling kost niet alleen tijd als je hem uitvoert. Hij kost vooral geld als je hem een keer vergeet. Is een auto niet goed overgeboekt, dan merk je dat vaak niet direct. Het probleem komt pas boven als de auto op naam moet. Op dat moment is het geen interne administratiefout meer. Dan staat er een klant aan de balie die zijn nieuwe auto komt ophalen.

Er is nog een tweede kant. Zolang de auto in de importeursvoorraad staat, ligt de aansprakelijkheid bij de importeur. Een vergeten overboeking is dus niet alleen jouw probleem. Het is ook een probleem van je importeur. Automatiseren gaat hier dus niet alleen over uren. Het gaat over de vraag hoeveel lijstjes, overdrachtsmomenten en controles je in een proces wilt hebben.

We organiseren het handwerk heel goed

Het opvallende is dat dealers dit soort processen meestal prima op orde hebben. Er is iemand verantwoordelijk. Er is een werkinstructie. Bij holdings met meerdere vestigingen is afgesproken wie welke auto’s verwerkt. Soms is er zelfs een extra controle, zodat niets blijft liggen. Allemaal logisch, zolang het handwerk is. Maar op een gegeven moment moet je een andere vraag stellen. Moeten we het handwerk beter organiseren? Of kunnen we het handwerk weghalen?

Dat laatste doet GRIPnGO met Importeursvoorraad & Go. Het proces zelf blijft hetzelfde. De gegevens komen nog steeds uit Kirpestein, de verwerking loopt nog steeds via de RDW en het verslag gaat nog steeds terug naar het portaal. Alleen doet een systeem die stappen, niet een medewerker. De dealer ziet wel welke auto’s zijn verwerkt en houdt dus het overzicht.

Is het echt zo makkelijk?

Nee. En dat zeg ik bewust. Bij grotere holdings zit de moeilijkheid niet in de techniek, maar in de vraag onder welke vestiging een auto verwerkt moet worden. Dat is niet altijd vanzelfsprekend. Wie dat niet goed uitzoekt, knoopt alleen een paar handelingen aan elkaar en verplaatst het probleem.

Ik vind ook niet dat alles geautomatiseerd moet worden omdat het kan. Er zijn genoeg processen waarbij je juist wilt dat iemand kijkt en beslist. En een slecht proces wordt niet goed doordat je er software tussenzet.

Daarnaast kost software geld. Volumes, loonkosten en werkwijzen verschillen per dealer. Een kleine dealer met een paar honderd auto’s per jaar komt op een heel andere som uit dan een holding met 5.000.

Maar bij de importeursvoorraad is bijna alles voorspelbaar. De informatie is digitaal, de verwerking is digitaal en het resultaat wordt digitaal opgeslagen. Dan blijft er één vraag over, ook voor de dealer die het razendsnel doet. Als een systeem dit zelf kan, waarom doet een mens het dan nog elke dag?

Waar die uren wel naartoe moeten

Digitalisering in automotive hoeft niet altijd over AI, dataplatformen of nieuwe businessmodellen te gaan. Er zit nog veel winst in kleine, saaie processen die niemand opvallen. Juist omdat ze klein zijn.

Mijn mening? Een dealer die zegt geen tijd te hebben om leads binnen vijf minuten te bellen, maar wel uren per jaar besteedt aan overboeken tussen twee systemen, heeft geen personeelsprobleem. Die heeft een prioriteitenprobleem.

Dus doe morgen dit. Zoek op hoeveel auto’s je vorig jaar via de importeursvoorraad hebt verwerkt. Vraag de medewerker die de verwerking doet hoeveel minuten het echt kost. Vermenigvuldig. En beslis dan of je dat werk nog wilt betalen, of dat je die uren liever aan de telefoon doorbrengt.

Tijmen van Dobbenburgh gaat over dit verhaal een presentatie geven op de komende #DCDW. Aanmelden kan via www.dcdwevents.nl